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告别压力:预核销如何实现轻松协作?

发表时间:2024-06-21 20:30作者:智小运
文章附图

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在核销账单的过程中,业务员将水单交给财务,财务需要弄清楚这些款项分别对应哪些订单。

面对成堆的账单,财务往往需要投入大量时间与业务员进行沟通,以确保每笔款项都能准确核销。

然而财务人员并不直接与客户打交道,而是业务员和客服负责与客户的日常沟通和服务反馈,他们清楚知道客户的款项是用来支付哪些具体费用的。

有时会造成客户已付款着急放货,货代公司财务人员基于水单去核销,需要和相关业务员和客服进行大量沟通,费时又费力,反馈信息也滞后,影响效率。

那么如何提高信息协同,减少沟通成本,使得财务、业务员和客服的工作都变得更加轻松高效呢?

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1#
客服协助预销,降低沟通成本

在公司里,客服通常面向客户,处理客户的各种问题。户按照账单付款后,将的水单提供给客客服将其转交给财务部门进行

系统中,可以在对应付款的账单上,点击“预核销”并上传客户付款水单,然后财务人员就会自动收到一个预销待到账的核销单了。

财务人员每天只用重点关注预销待到账里的核销任务就好啦

财务人员收到提醒后,只需打开订单,就能清晰地看到客户需要核销的费用和付款水单,完成一键核销

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(客服提交预核销)


当客户支付了多笔账单时,客服可以通过系统内的“客户账单”功能,一览每位客户的所有账单记录。

选择某一客户的多项订单后,点击“提交预销”并上传相应的水单,系统便会自动向财务部门发出提醒,哪位客户的哪些款项需要进行核销。

客服现在无需再为客户逐笔提交预销或整理繁琐的多份文件,这些步骤一次性就能轻松完成。

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(多票订单提交预销)


2#
业务员一键预销,加速财务处理

在货代公司中,业务员当了半个客服,需要确认客户账单,并发送给客户,待客户付款后,将水单回传给财务。

有了系统,业务员就无需再通过微信发送文件,或者特意找时间将纸质文件交给财务

他们只需登录系统,找到客户账单,点击“预核销”并上传水单,提交后,财务部门便能即时查看。

面对客户需要核销的多笔账单,业务员只需选择所有相关账单,点击“预核销”,一次即可轻松完成整个流程

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(业务员提交预销)


3#
客户自助预销,减少等待周期

有些客户更倾向于自行提交预销,因为这样做既方便又迅速,省去了信息通过业务员或客服再转达给财务的中间环节

客户需登录系统,选择账单,点击“支付”,输入转账方式和流水号,并上传转账凭证的截图,然后提交,整个预销流程就完成了。

后,货代公司的财务便能看到一条客户提交的预销待到账记录

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(客户提交预销)


结语

FMS Plus支持各种角色(客户、业务员、客服、操作)处理提交预销,不仅减少了沟通层级过多造成的信息熵增,

同时,简化财务操作,更实现了跨部门协作的无缝对接,大幅提升了工作效率。

这种创新的协同模式,不仅为客户带来了更加流畅的体验,也为公司内部运营注入了新的活力。

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FMS Plus 国际物流双业态财务一体化SaaS系统


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